Hier vind je als organisator alle praktische informatie over het aanvragen en organiseren van een lezing, cursus, workshop,...


Timing
Workshops, lezingen en cursussen kunnen tot ten laatste 1 maand voor de start ervan aangevraagd worden. De lokale organisatie kan bij de aanvraag de maand, de data en het tijdstip van de activiteit naar eigen voorkeur opgeven. Ten laatste één week na de aanvraag worden de data bevestigd. Indien de aangevraagde data niet meer beschikbaar zijn, wordt de lokale organisator gecontacteerd om alternatieve momenten te bespreken.
 

Aanvraag
Workshops of cursussen aanvragen kan op 2 manieren:

Na de indiening wordt deze aanvraag officieel bevestigd door het Logo. De lokale organisatie maakt dit aanbod verder bekend. Inschrijvingen zijn steeds verplicht, ook als de lokale organisatie de workshop of cursus gratis aanbiedt. Het minimum en maximum aantal deelnemers moet immers in acht genomen worden. Bij te weinig inschrijvingen dient tijdig geannuleerd te worden (zie verder). Bij te veel inschrijvingen kan de organisator werken met een wachtlijst.
 

Verantwoordelijkheden
De lokale organisatie zorgt voor:

  • lokale promotie via eigen promotiekanalen
  • registratie ingeschreven deelnemers (inschrijving verplicht)
  • het doorsturen van de deelnemerslijst naar het Logo, ten laatste 1 week voor de aanvang van de cursus
  • cursuslokaal met bord en/of flipchart (voldoende grote zaal aangewezen bij creatieve cursus)
  • schikking van het lokaal (tafels en stoelen in U-vorm voor cursussen; stoelen in rijen of kring voor workshops/lezingen)
  • drank tijdens de pauze
  • ontvangst van cursisten en lesgever

Het Logo zorgt voor:

  • verwerking aanvragen + boeking bij PRH
  • promotiemateriaal Fit in ons Hoofd (affiches, flyers, banners,…)
  • promotie op de online kalender

PRH zorgt voor:

  • cursusmateriaal
  • naamkaartjes
  • mapje
  • creatieve middelen indien nodig
  • facturatie aan de initiatiefnemende instantie


Betaling
De lokale organisator betaalt de uitkoopsom van 350 euro (workshop/lezing van 2 uren) of 1050 euro (cursus van 9 uren) na ontvangst van de factuur aan PRH. In deze prijzen zit alles inbegrepen: BTW, verplaatsingsonkosten en materialen. Er zullen geen bijkomende kosten zijn.
De lokale organisator kan zelf bepalen of en hoeveel inschrijvingsgeld gevraagd wordt aan de deelnemers.


Annulatie

Wanneer er onvoldoende inschrijvingen zijn of bij andere onvoorziene omstandigheden, kan de lokale organisator de cursus annuleren. Annuleren kan enkel digitaal, per mail naar info@fitinonshoofd.be, ten laatste 10 dagen voor de start van de cursus. Indien later geannuleerd wordt, wordt een annulatievergoeding aangerekend, ten bedrage van één derde van de totaalprijs, te betalen aan PRH.